Подача заявления на предоставление места в общежитии
1. Для рассмотрения вопроса о предоставлении места в общежитии Вам необходимо:
- стать обучающимся ВолГУ очной формы обучения;
- изучить нормативные акты, регламентирующие жизнедеятельность общежития, размещенные на сайте ВолГУ;
- подать на имя ректора университета заявление на предоставление места в общежитии по установленной форме (заявление для студента, заявление для слушателя, заявление для аспиранта).
Заявление можно на листе А4 белого цвета написать от руки ручкой с синими чернилами, напечатать на компьютере или заполнить бланк установленной формы, подпись проставляется собственноручно ручкой с синими чернилами.
2. К заявлению на предоставление места в общежитии обучающийся обязан приложить следующий комплект необходимых документов:
- карта обучающегося (все поля карты должны быть заполнены от руки ручкой с синими чернилами, разборчиво, на русском языке; предварительно карту необходимо распечатать на одном листе А4 с двух сторон);
- три фотографии текущего года (размер 3х4);
- копия паспорта (разворот с основными данными, прописка);
- копии документов, подтверждающие право на первоочередное и (или) преимущественное предоставление места в общежитии (при наличии);
- согласие родителя (законного представителя) для вселения в общежитие несовершеннолетнего обучающегося (для несовершеннолетних);
- разрешение Территориального отдела опеки и попечительства на раздельное проживание с попечителем (для несовершеннолетних подопечных);
- копия миграционной карты (для иностранных граждан);
- копия визы на въезд в Российскую Федерацию (для иностранных граждан);
- документы, перечисленные в Приложении №3 к приказу Минобрнауки России № 1363 (для обучающихся по программам подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре);
- копии иных документов (на усмотрение обучающегося).
3. Обязанности по приему заявления на предоставление места в общежитии и приложенного комплекта документов (п.п. 1, 2) от обучающихся возлагаются на ответственного работника института:
- от обучающегося из числа граждан Российской Федерации – ответственный работник института, на котором обучающийся проходит очное обучение;
- от обучающегося из числа иностранных граждан и лиц без гражданства – ответственный работник института международного образования, независимо от того, на каком институте иностранный обучающийся проходит очное обучение.
Информация об ответственном работнике института (должность, ФИО ответственного, № кабинета, рабочий телефон, адреса официальной электронной почты) администрацией института размещается на сайте университета.
4. Заявление и приложенный комплект документов могут быть поданы обучающимся ответственному работнику института дистанционно (в электронном формате) по электронной почте либо очно (лично).
В случае подачи дистанционно (в электронном формате) обучающийся института:
- направляет письмо на официальный адрес электронной почты ответственного работника института;
- в теме письма указывает: «Фамилия Имя Отчество - заявление на предоставление места в общежитии ВолГУ»;
- в теле письма указывает: «Прошу принять заявление на предоставление места в общежитии ВолГУ Фамилия Имя Отчество (указывается Ф.И.О. обучающегося), курс, направление подготовки. Фотокопии (скан-копии) документов прилагаю»;
- к письму прилагает комплект документов (п.п. 1, 2) в виде скан-копий (фотокопий) в любом из форматов (pdf, jpg, tiff). Файлы скан-копий (фотокопий) именовать с указанием фамилии и инициалов обучающегося, например: Фамилия И.О. (заявление). Оригиналы документов обучающийся обязан предоставить в случае положительного решения по заявлению при вселении в Общежитие;
- после рассмотрения документов, направленных обучающимся, ответственный работник института направляет на электронную почту обучающегося информацию о принятии или непринятии документов с указанием причин и замечаний.
В случае подачи очно (лично) обучающийся института предоставляет заявление и документы, указанные в п. 2, ответственному работнику института.
5. Ответственный работник института проверяет правильность написания заявления, наличие и читаемость необходимых документов, поданных с заявлением, полноту, правильность и достоверность их заполнения, соответствие предъявляемым требованиям и др.
Проверка полноты и достоверности информации, содержащейся в предоставленных документах (в том числе правильности написания почтового индекса и адреса места проживания), может производиться с использованием интернета.
При возникновении необходимости ответственный работник института вправе запросить дополнительную информацию.
В случае отсутствия необходимых документов, низкого качества копий, не читаемости приложенных документов, выявления ошибки и (или) неточности (недостоверности) их заполнения, несоответствия предъявляемым требованиям заявление ответственным работником института не принимается.
6. Заявление и приложенный комплект документов, принятые от обучающегося, передаются ответственным работником института на рассмотрение в Жилищно-бытовую комиссию института.
При возникновении необходимости секретарь и (или) члены Жилищно-бытовой комиссии института вправе запросить дополнительную информацию.
Заявитель на момент рассмотрения Заявления должен быть обучающимся ВолГУ.
Решение о предоставлении места в общежитии Жилищно-бытовая комиссия института оформляет в виде соответствующего Представления института и вместе с пакетом документов, являющимся основанием для его формирования, подает на рассмотрение в Жилищную комиссию ВолГУ.
7. Решение о предоставлении места и вселении в общежитие обучающегося принимается Жилищной комиссией ВолГУ на основании решения Жилищно-бытовой комиссии института.
8. Решение об отказе обучающемуся в предоставлении места в общежитии принимается Жилищно-бытовой комиссией института или Жилищной комиссией ВолГУ. Отказ в предоставлении места в общежитии может быть в случаях:
- отсутствия свободного жилищного фонда в Общежитии, закрепленного за институтом. В этом случае обучающиеся включаются институтом в очередь нуждающихся на предоставление места в Общежитии. Учет нуждающихся в Общежитии обучающихся осуществляет институт;
- непредоставления или предоставления неполного комплекта документов, предусмотренных настоящим Порядком, предоставления непригодных для пользования документов (нечитаемых, испачканных, деформированных и др.), предоставления недостоверной информации и т.д. После предоставления обучающимся полного комплекта документов, пригодных для пользования, с достоверной информацией и т.д. Заявление рассматривается повторно, как заново поданное;
- несоответствия предъявляемым требованиям и др.
9. Обязанности по информированию обучающихся института о принятых решениях по их заявлениям возлагаются на ответственного работника института. Информирование может быть устным или письменным.
10. Обучающиеся, по заявлениям которых принято решение о предоставлении места и вселении в общежитие, обязаны при массовом вселении (в начале учебного года) строго в соответствии с графиком вселения в общежитие, в остальной период - в течение 5-ти рабочих дней с момента информирования явиться в кабинет администрации общежития (в рабочий день с 8.30 до 15.00 часов с учетом перерыва для отдыха и питания), предоставить необходимые для вселения документы и пройти документальное оформление вселения в Общежитие.
В случае невозможности пройти документальное оформление вселения в общежитие в установленные сроки по уважительной причине обучающийся обязан заблаговременно сообщить об этом в администрацию института/общежития по официальной электронной почте, указав предполагаемый срок явки. В таком случае место в общежитии за обучающимся сохраняется до указанного срока.
11. Обучающиеся, не явившиеся на вселение в установленные п. 10 сроки и не сообщившие о невозможности явиться по уважительной причине, считаются отказавшимися от предоставленного места в общежитии.
Отзыв заявления о предоставлении места в общежитии (отказ от предоставленного места в общежитии) осуществляется путем подачи обучающимся соответствующего личного заявления на имя ректора университета в администрацию института/общежития.
Заявление пишется обучающимся на листе А4 белого цвета ручкой с синими чернилами.