Порядок действий при оформлении зарубежной командировки сотрудниками ВолГУ
1. Заполнение бланка Служебного задания для направления в зарубежную командировку и отчета о его выполнении (бланк Служебного задания можно скачать по ссылке, размещенной ниже на данной странице);
2. Сбор подписей на бланке Служебного задания (после сбора всех подписей документ передается в общий отдел на подпись ректору и для оформления приказа о командировании сотрудника; по завершении этих процедур документ возвращается сотруднику);
3. Прохождение сотрудником командировки в зарубежной организации;
4. Возвращение из зарубежной командировки и предоставление сотрудником Отчета о результатах зарубежной командировки (бланк Отчета можно скачать по ссылке, размещенной ниже на данной странице) в отдел международного сотрудничества (заполняются все поля Отчета, снизу документа ставится подпись сотрудника, прибывшего из зарубежной командировки, после этого документ передается в отдел международного сотрудничества; после передачи документа в отдел международного сотрудничества все остальные процедуры – подписание проректором, передача копии документа в бухгалтерию и др. – осуществляются ответственным сотрудником отдела международного сотрудничества; иные документы, необходимые для предоставления финансовой отчетности, передаются сотрудником, прошедшим зарубежную командировку, в бухгалтерию ВолГУ самостоятельно).
Важная информация:
Описанный выше алгоритм кратко охватывает лишь общие вопросы организации командирования сотрудников ВолГУ за рубеж. Со стороны структурных подразделений ВолГУ, вовлеченных в процесс, в зависимости от цели командировки, источника финансирования и т.д. может потребоваться оформление и предоставление дополнительной документации. Подробным образом правила оформления командировок сотрудников ВолГУ установлены Порядком оформления приказов о командировании сотрудников ВолГУ (версия 8 от 22.11.2017 № 01-23-1348), с которым можно ознакомиться в общем отделе.
Отдел международного сотрудничества также может оказать помощь в осуществлении переводов необходимых для оформления приказов о командировании документов, а также документации для предоставления финансовой отчетности в бухгалтерию по прибытии из зарубежной командировки.
Бланки документов
Служебное задание
Отчет о результатах зарубежной командировки